Werkinstructie O365 Groepenbeheer¶

Bron documentatie¶

De bron documentatie van Office 365 is hier te vinden: https://docs.microsoft.com/microsoft-365 Dit document bevat in aanvulling op de bron documentatie enkel specifieke toelichtingen voor leden met een actieve functie¹.

Werkafspraken¶

1. Het is niet toegestaan zelf groepen aan te maken.
   Doe hiervoor altijd een verzoek bij het bestuur. Zij kunnen dan in overleg met IT zorgdragen voor een juiste implementatie van het type groep etc.
2. Elke groep heeft een eigenaar.
   De eigenaar is verantwoordelijk voor het toevoegen en verwijderen van de groepsleden.
   Volg daarvoor deze handleiding.
3. Veranderd een groep van eigenaar?
   Dan voegt de oude eigenaar de nieuwe eigenaar toe, vervolgens verwijderd de nieuwe eigenaar de oude eigenaar.
4. Alle groepen die horen te bestaan en aan wie deze zijn toegekend zijn opgenomen in het SOLL overzicht.

SOLL overzichten groepslidmaatschappen¶

De IT-functionarissen benadrukken het belang dat het bestuur een SOLL overzicht bijhoud van de groepen die worden toegekend bij een lid met een bepaalde afdelingswaarde, inclusief wie hiervoor verantwoordelijk is. Hiermee kan namelijk ten alle tijden een controle worden uitgevoerd tegen de IST rapportage die kan worden opgesteld binnen de diverse beheercentra van Office 365.

Toegang kader laptop¶

De toegang tot de kader laptop (en waar mogelijk overige appraten) kan ook beheerd worden door onze Office 365 omgeving waardoor alle kaderleden met hun eigen O365 account kunnen inloggen op de laptop. Hiervoor dient de laptop te beschikken over Windows 10 Pro (kosten ~ € 20,-).

Beheer activiteiten Office 365¶

De volgende taken moeten (momenteel nog) handmatig uitgevoerd worden;

• Toekennen van groepslidmaatschap (door groepseigenaren) §1.3
  Noot toegang tot apps is pas mogelijk nadat de licenties en apps toegang is toegekend door een beheerder.
• Wijzigen van groepseigenaarschap (door de oude eigenaar voor vertrek) §1.4

Beheren groepslidmaatschap¶

Mensen uitnodigen om lid te worden van uw groep¶

U kunt personen uitnodigen om lid te worden van uw groep. Als het een privégroep is, ontvangt de groepseigenaar een verzoek van de genodigde om lid te worden van de groep. U kunt ook gasten uitnodigen om lid te worden van de groep. De persoon ontvangt groepsgesprekken en agenda-items in hun postvak in. Gasten kunnen echter geen eigenaar zijn van een groep, de algemene adreslijst weergeven, alle informatie weergeven over de contactkaarten van de groepsleden of het lidmaatschap van de groep bekijken.

1. Open Outlook op het web.

2. Selecteer de groep in het mappenvenster onder groepen.
   

3. Selecteer in de groepskoptekst het aantal leden naast .
   

4. Selecteer naast de groepsfoto *** > anderen uitnodigen.
   

5. Ga op een van de volgende manieren te werk:

   • Selecteer kopiëren om de koppeling te plakken om de groep samen te voegen in een e-mailbericht dat u al aan het opstellen bent.
   • Selecteer e-mail om een nieuw e-mailbericht te maken met een koppeling om deel te nemen aan de groep in het bericht. De ontvanger moet op die koppeling klikken om deel te nemen aan de groep. Als de groep privé is, stuurt de koppeling in het bericht een aanvraag voor de eigenaar van de groep.

6. Voltooi het opstellen van de e-mail en klik op verzenden.

Personen aanvragen goedkeuren of weigeren om lid te worden van uw groep¶

Als eigenaar ontvangt u aanvragen om deel te nemen aan uw groep van mensen die geen deel uitmaken van uw groep, maar waarvan u lid wilt worden van de groep.

1. Met wie kan een verzoek om lid te worden van uw groepen op twee manieren: als het om een privégroep gaat om deel te nemen , als het een openbare groep is, selecteert u deelnemen.

2. De eigenaar van de groep/eigenaren ontvangt een e-mailbericht met het verzoek om verbinding. De eigenaar kan het verzoek binnen de e-mail goedkeuren of afwijzen.

Alle andere eigenaren zien dat de aanvraag is goedgekeurd en deze niet hoeft te handelen.

Een groepslid kan ook een aanvraag verzenden om andere gebruikers toe te voegen aan uw groep.

Als eigenaar ontvangt u een e-mailbericht van het groepslid, dat andere gebruikers aan uw groep wil toevoegen. Hetzelfde e-mailbericht gaat naar andere eigenaren, indien van toepassing. Op basis van de uitgevoerde actie wordt de e-mail bijgewerkt en ziet u de status van aanvragen.

Een lid uit een groep verwijderen¶

U moet groepseigenaar zijn om leden te kunnen verwijderen. Als u niet zeker weet of u de eigenaar bent van een groep, raadpleegt u onder groepseigenaren weergeven.

1. Selecteer in de groepskoptekst het aantal leden naast Instellingen voor SPO-migratie .
   

2. Naast de naam van het lid dat u wilt verwijderen, selecteert u verwijderen uit groeps .

Beheren groepseigenaarschap¶

Een lid een niveau verhogen naar eigenaar¶

U moet groepseigenaar zijn om een van de groepsleden een niveau te kunnen verhogen.

1. Selecteer in de groepskoptekst het aantal leden naast Instellingen voor SPO-migratie .
   

2. Zoek de persoon die u wilt promoten bij een eigenaar.

3. Selecteer onder de kolom rolde optie lid > promoveren naar eigenaar.

Een eigenaar een niveau verlagen naar lid¶

Wanneer u een eigenaar een niveau verlaagt, onthoud dan dat de groep in ieder geval één eigenaar moet hebben. Alleen groepseigenaars kunnen een niveau verlagen.

1. Selecteer in de groepskoptekst het aantal leden naast Instellingen voor SPO-migratie .
   

2. Zoek de persoon die u wilt degraderen naar een lid.

3. Selecteer onder de kolom rol de optie eigenaar > status van eigenaar verwijderen.